توجيهات بشأن ترتيبات استضافة دورات الدستور الغذائي

ينبغي إقامة اتصالات فعلية بين البلد المضيف والبلد المشارك في الاستضافة وأمانة الدستور الغذائي من خلال عملية تكفل نجاح الدورة. وفيما يتعلق بخطاب الموافقة/ مذكرة المسؤوليات، ينبغي إرسال نسخ من جميع المراسلات إلى الأطراف المعنية، بما فيها:

• الوزارات المعنية في البلد المشارك في الاستضافة؛
• ونقطة الاتصال في البلد المضيف مع الدستور الغذائي؛
• ونقطة الاتصال في البلد المشارك في الاستضافة مع الدستور الغذائي؛
• وممثل منظمة الأغذية والزراعة في البلد المضيف؛
• والممثل الدائم للمنظمة في البلد المشارك في الاستضافة.

(1)         مناقشات وقرار بشأن المشاركة في استضافة دورة الدستور الغذائي: 14- 24 شهرا قبل بدء الدورة

ينبغي للبلد المتطلع إلى المشاركة في الاستضافة، قبل القيام بالاتصال مع البلد المضيف بشأن إمكانية المشاركة في الاستضافة، أن يفحص الشروط الرئيسية الواردة في خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات المعيارية للتأكد من أنه يستطيع الوفاء بها حيث أن المضمون الجوهري لخطاب الاتفاق غير قابل للتفاوض أو التعديل. ومن ثم فإنه ينبغي للبلدان المتطلعة إلى المشاركة في الاستضافة التي لا تستطيع قبول الشروط المنصوص عليها في خطاب الاتفاق ألا تسعى إلى ترتيب للمشاركة في الاستضافة.

وينبغي للبلد أن يوضح أدوار ومسؤوليات مختلف الوزارات التي ستنخرط في الأمر، وأن يحصل على توضيح بوجه خاص من الفرع الدبلوماسي في حكومة البلد المشارك في الاستضافة (عادة وزارة الخارجية) بشأن منح امتيازات وحصانات لمنظمة الأغذية والزراعة/ منظمة الصحة العالمية والمشاركين، أي منح تأشيرات دخول لجميع المشاركين. وينبغي ألا يتم الاضطلاع بذلك إلا من خلال القنوات الرسمية فقط وليس كجزء من حوار غير رسمي.

وينبغي القيام بتلك الخطوات الداخلية المبدئية للمشاركة في استضافة دورة للدستور الغذائي مسبقا قبل 14 إلى 24 شهرا من الدورة.

(2)        خطاب اهتمام يرسل إلى أمانة الدستور الغذائي: قبل 12- 14 شهراً من انعقاد الدورة.

ويجب على البلد المشارك في الاستضافة، بغية بدء العملية الرسمية للنظر في الطلب، أن يرسل خطاب اهتمام إلى أمانة الدستور الغذائي. وينبغي تقديم الرسالة حالما يكون البلد المضيف والبلدان المشاركة في الاستضافة قد توصلت إلى اتفاق بشأن ترتيبات المشاركة في الاستضافة.

ولا يتبع المحتوى الجوهري لخطاب الاهتمام نسقا محددا (يرجى البحث هنا عن رسالة نموذجية) ولكن ينبغي أن يبين بوضوح نوايا البلد المشارك في استضافة دورة الدستور الغذائي واستعداده لذلك حيث سيعتبر عرضا رسميا من البلد الطالب للمشاركة في الاستضافة. ويجوز أن تتضمن المعلومات الإضافية إشارة إلى الاتفاق الأساسي مع البلد المضيف، والمكان المقترح للانعقاد، والموافقة على تحمل مسؤوليات تشغيلية. ومن الناحية النموذجية، ينبغي إرسال خطاب الاهتمام إلى أمانة الدستور الغذائي قبل 12 إلى 14 شهرا من التاريخ المعتزم للدورة.

(3)       تطلب أمانة الدستور الغذائي إلى منظمة الأغذية والزراعة أن تعد خطاب اتفاق ومذكرة مسؤوليات عقب تسلم خطاب الاهتمام مباشرة.

وتقوم أمانة الدستور الغذائي عند تسلمها خطاب الاهتمام بتحويله إلى الوحدة الوثيقة الصلة في المنظمة كي تعد خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات. ويرجى الإحاطة بأن عملية الإعداد الداخلية في المنظمة لخطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات قد تستغرق ما يقرب من شهرين. ونسق ومضمون خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات موحدان بشكل عام (انظر هنا على سبيل المثال على خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات المعياريين) ويحتويان على ما يلي:

الجزء الأول- مسؤوليات منظمة الأغذية والزراعة التشغيلية

يعدد هذا الجزء من مذكرة المسؤوليات ما تقدمه المنظمة من خدمات وموظفين لدورة الدستور الغذائي بما في ذلك تسمية الأمين والأمين المساعد للدورة والترتيب لإعداد مشروع التقرير وتوزيعه بعد اختتام الدورة.

الجزء الثاني- مسؤوليات الحكومة المشاركة في الاستضافة بشأن امتيازات وحصانات منظمة الأغذية والزراعة/ منظمة الصحة العالمية والمشاركين.

يحتوى هذا الجزء من مذكرة المسؤوليات على التزام بمنح تأشيرات دخول وحصانات لجميع المشتركين ولموظفي الدستور الغذائي. وهذا الأمر له أهمية بالغة حيث أن هذه الامتيازات عادة ما تكون من مسؤولية وزارة الخارجية وليس بالضرورة من مسؤولية الوزارة المعنية بقضايا الدستور الغذائي

الجزء الثالث- المسؤوليات التشغيلية للحكومة المشاركة في الاستضافة

يغطي هذا الجزء المسؤوليات التشغيلية والتي تشمل تيسير الانتقالات، ومقر الانعقاد، والمعدات، وخدمات الترجمة التحريرية/ الشفوية. وتفترض مذكرة المسؤوليات أن البلد المشارك في الاستضافة سيوفر تلك الخدمات بالتعاون مع البلد المضيف.

وتخرج طبيعة أي ترتيبات تعاون عن مسؤولية منظمة الأغذية والزراعة وأمانة الدستور الغذائي .

ملاحظة: لا يميز نص خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات المعياري بين مصطلح "المضيف" و "المشارك في الاستضافة" .وبالنسبة لشروط الاتفاق مع منظمة الأغذية والزراعة، تصبح الحكومة المشاركة في الاستضافة هي الحكومة المضيفة للدورة المقصودة وتتحمل بجميع المسؤوليات الوثيقة الصلة.

(4)       يرسل خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات إلى البلد المشارك في الاستضافة قبل 10- 12 شهرا من بدء الدورة.

وتوجه مذكرة المسؤوليات، والتي يوقعها في العادة المدير العام للمنظمة (وبالنيابة عن المدير العام لمنظمة الصحة العالمية أيضا) إلى قنوات الاتصال الرسمية في البلد المتلقي المشارك في الاستضافة. والمعلومات عن القناة الرسمية متاحة للممثلين الدائمين لدى المنظمة عن طريق زيارة موقع الويب: http://permreps.fao.org

ويرجى الإحاطة بأنه يجوز توجيه خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات إلى وزارة أخرى بخلاف تلك التي تتحمل بالمسؤولية التقنية أو اللوجستية الأولية عن المشاركة في استضافة دورة الدستور الغذائي (أو الوزارة المضيفة لنقطة الاتصال مع الدستور الغذائي). ويجوز لحلقة اتصال البلد المضيف مع الدستور الغذائي أن تساعد في تيسير وتبسيط الاتصالات فيما بين الوزارات. ووفقا للنظام الداخلي لمنظمة الأغذية والزراعة، ينبغي أن يتم إعداد وإرسال خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات إلى البلد المشارك في الاستضافة قبل 10 إلى 12 شهرا تقريبا من بدء الدورة.

(5)        مراجعة وتوقيع خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات؛ خطاب الاتفاق وإبرام الاتفاق: 9 أشهر قبل الدورة ( 6 أسابيع عقب تسلم خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات).

ويشترط أن يقوم البلد المتطلع إلى المشاركة في الاستضافة بإرسال خطاب اتفاق (إما في صورة رسالة أو فاكس) على إبرام اتفاق مع منظمة الأغذية والزراعة/ منظمة الصحة العالمية. وينبغي أن يحتوي الخطاب على إشارة واضحة إلى خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات بشأن ترتيبات المشاركة في استضافة دورة الدستور الغذائي المسماة. ويقوم بتوقيع خطاب الاتفاق مسؤول مفوض في البلد المشارك في الاستضافة يتعهد بالالتزامات المحددة في مذكرة المسؤوليات. وينبغي للبلد المشارك في الاستضافة، في الظروف الطبيعية، أن يرد خلال 6 أسابيع على خطاب الاتفاق/ مذكرة المسؤوليات ومن ثم يتم إبرام الاتفاق مع منظمة الأغذية والزراعة. وإذا لم يوقع مسؤول مفوض في البلد المشارك في الاستضافة على خطاب الاتفاق قبل 9 أشهر من تاريخ بدء دورة الدستور الغذائي، فإنه يجوز نقل الدورة إلى موقع آخر أو تحديد موعد لاحق آخر لها.

(6)       خطاب دعوة مصحوب بجدول الأعمال المؤقت- 4- 6 أشهر قبل الدورة. يسمح إبرام اتفاق المشاركة في الاستضافة لأمانة الدستور الغذائي أن تصدر خطاب دعوة مصحوب بجدول الأعمال المؤقت إلى جميع الأعضاء والمراقبين في الدستور الغذائي. ووفقا للمادة 7-4 من اللائحة الداخلية لهيئة الدستور الغذائي، فإن جدول الأعمال المؤقت ينبغي أن "يقوم المدير العام لمنظمة الأغذية والزراعة أو منظمة الصحة العالمية بتعميمه على جميع الأعضاء في الهيئة قبل شهرين على الأقل من افتتاح الدورة." ومن الناحية النموذجية، ينبغي تعميم الخطاب قبل 4 إلى 6 أشهر من دورة الدستور الغذائي لتوفير وقت كاف لجميع الأعضاء للقيام بالترتبيات الضرورية لحضور الدورة.

البلد المضيف: بلد عضو في لجنة الدستور الغذائي تعينه اللجنة، وقد أبدى استعداده لتحمل المسؤولية المالية وجميع المسؤوليات الأخرى المتعلقة بلجنة أو فريق عمل، ويقع على عاتقه مسؤولية تعيين رئيس اللجنة.

البلد المشارك في الاستضافة: بلد، غير البلد المضيف، تُعقد فيه دورة من دورات الدستور الغذائي.

الرئاسة المشتركة: يجوز للبلد المضيف أن يدعو البلد المشارك في الاستضافة إلى تعيين مسؤول ليكون رئيسًا مشاركًا للدورة.

الحكومة المضيفة: حكومة البلد التي توقع خطاب نوايا/اتفاقية تعاون مع منظمة الأغذية والزراعة لاستضافة دورة من دورات الدستور الغذائي في بلدها (ويمكن أن يكون هذا البلد البلد المضيف أو البلد المشارك في الاستضافة)